Fyra minuter per tillstånd – så effektiviserade Åkers Sweden AB sina heta arbeten

Bland ängar och åkrar i Strängnäs kommun, i utkanten av det lilla samhället Åkers styckebruk, ligger Åkers Sweden AB. Här produceras ett brett sortiment av gjutna valsar för stålverk, där merparten exporteras till kunder världen över. Företaget grundades redan 1580, då som ett kanongjuteri, och är i dag ett av Sveriges äldsta företag med omkring 240 anställda.

Verksamheten på den cirka 34 700 kvadratmeter stora anläggningen innebär många brandriskmoment. Produktionsflödet består i huvudsak av smältning, gjutning, värmebehandling, maskinbearbetning och slutligen kvalitetssäkring med tillhörande stödprocesser och specialistfunktioner. 

Snabbare tillstånd och minskad administration

Sedan årsskiftet använder Åkers Sweden Brandskyddsföreningens digitala verktyg Heta Arbeten^® PREMIUM för sin tillståndshantering. Tidigare skrevs alla tillstånd på pappersformulär som sedan sattes in i pärmar.

– Det var svårt att få en samlad överblick över alla tillstånd och all administration tog tid. I dag, när tillstånd ges digitalt, har snittiden för hantering av varje utfärdat tillstånd sjunkit till fyra minuter, berättar Mattias Abrahamsson, project manager och brandskyddsansvarig på företaget.

Automatisk kontroll av certifikat ökar säkerheten

Även kontrollen av giltiga certifikat har underlättats med Heta Arbeten^® PREMIUM.

– Tidigare fick vi gå in i HR-systemet för att kontrollera när utbildningar behövde repeteras. Nu påminner verktyget om när certifikat behöver förnyas, säger Mattias.

I de fall där certifikatet är utgånget går det inte att skriva tillstånd.

– Vi hade nyligen en situation där en entreprenör nekades tillstånd på grund av utgånget certifikat, så det blev inget jobb för dem den dagen. Tidigare visade de upp ett plastkort och vi var tvungna att noga kontrollera datum, vilket är lätt att missa. Nu ser vi i appen om certifikatet är giltigt. En stor fördel är att appen låser inte ute några certifikat, så även om det är utfärdat av en annan utbildare än Brandskyddsföreningen dyker det upp för oss.

Funktionen underlättar också för de nio tillståndsansvariga att neka tillstånd när giltigt certifikat saknas.

– Det går helt enkelt inte att komma vidare i processen då. Det blir även en påminnelse för entreprenören att de behöver repetera utbildningen.

Data ger stöd för prioriteringar i brandskyddet

Hittills i år har företaget skrivit fyrtio tillstånd. Verktyget har tagits emot positivt av alla medarbetare.

– Appen påminner väldigt mycket om den tidigare pappersblanketten, så det är inga oklarheter. Introduktionen från Brandskyddsföreningen har gjort det enkelt att komma igång. Efter deras utbildning för tillståndsansvariga på en och en halv timme fanns det inga frågor, berättar Mattias.

Heta Arbeten^® PREMIUM ger även bättre överblick och kontroll över heta arbeten.

– Nu vet jag exakt hur många tillstånd som skrivits och på vilken avdelning. Det ger mig även viktig data på var brandrisken är som störst, vilket hjälper mig i kontrollen av brandskydd, säger Mattias.

Om belastningen är hög på en avdelning kan företaget se över brandskyddet en extra gång och göra nödvändiga investeringar.

– Tidigare var det ett väldigt stort pussel som behövde läggas för att få samma överblick som vi nu får fram på ett ögonblick, konstaterar han.

Flexibelt verktyg anpassas efter verksamhetens behov

Heta Arbeten^® PREMIUM går att anpassa till den egna verksamheten vid behov. Framöver funderar Åkers på att lägga till fotografi av arbetsytan för heta arbeten som ett obligatoriskt moment.

– Vi har en efterbevakningstid på tre timmar, att jämföra med en timme som är grundkravet. Med fotografi som krav blir det dokumenterat att vi gjort allting rätt, vilket är värdefullt om olyckan skulle vara framme och det ändå blir en brand, förklarar han.

Mattias ser tydliga fördelar med den digitala hanteringen och rekommenderar gärna verktyget vidare.

– Det är väldigt enkelt att komma igång och ni får bra stöttning hela vägen av Brandskyddsföreningen. Sedan vi gick över till Heta Arbeten^® PREMIUM har vi blivit mer effektiva i vår hantering, vi har bättre uppföljning på avslutade arbeten och betydligt bättre kontroll på vem som utför dem och var, sammanfattar han.